Bewaartermijnen documenten

Algemene bedrijfsmatige documenten

Fiscale documenten

Vervoer

Personeelsgegevens

Videobeelden van personeel

Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring

Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen

Medische gegevens / ARBO gegevens

Algemene bedrijfsmatige documenten

Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.	7 jaar		vanaf datum opstellen	BW art. 2: 394 BW
Winst- en verliesrekening	7 jaar		vanaf datum opstellen	art. 2: 10 en 3: 15a BW
Administratie na ontbinding rechtspersoon	7 jaar		na ontbinding	art. 2: 24 BW
Dividendnota's	5 jaar		na opstellen	art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed	10 jaar		Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen.	art. 34a Wet op de omzetbelasting
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden	10 jaar		na aanvraag van het lidmaatschap	art. 2: 61 BW
Subsidie administratie	10 jaar		vanaf datum administreren	art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht
Fiscale documenten
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie	7 jaar		vanaf 1 januari na het opstellen	art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Facturen i.v.m. de omzetbelasting	7 jaar		na opstellen c.q. ontvangst	art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)	5 jaar		na einde dienstverband	art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB
Vervoer
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Persoonlijk controleboekje	12 maanden		na de laatste aantekening	art. 12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer
Register van werkboekjes	12 maanden		na de laatste aantekening	art. 25 Beschikking werkmap
Registratiebladen	1 jaar		na het gebruik	art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf
Personeelsgegevens
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag		4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant	na beëindiging sollicitatieprocedure	Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen		2 jaar	einde dienstverband	art. 52 Wet Rijksbelastingen
Wijzigingen arbeidsovereenkomst		2 jaar	einde dienstverband	art. 52 Wet Rijksbelastingen
Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag	2 jaar		einde dienstverband	art. 52 Wet Rijksbelastingen
Verslagen van functioneringsgesprekken	2 jaar	2 jaar	einde dienstverband	Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter		2 jaar	einde dienstverband	Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen	5 jaar		einde dienstverband	art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB
Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden	7 jaar		einde dienstverband	Wet Rijksbelastingen
Persoonsgegevens werknemer (NAW en Burgerlijke staat)	7 jaar		einde dienstverband	Wet Rijksbelastingen
VUT-regeling		2 jaar	einde dienstverband	art. 52 Wet Rijksbelastingen
Afspraken inzake werk OR		2 jaar	einde lidmaatschap	Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Loonbeslagen		tot opheffing		Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Gegevens betreffende etniciteit en herkomst	5 jaar		einde dienstverband	Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden - Wet Samen
Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend	5 jaar		afloop kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd	Wet Arbeid Vreemdelingen
Videobeelden van personeel
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Beveiligingscamera's		4 weken of tot incident is afgehandeld	Start opname	Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Opsporingscamera's tbv fraude, diefstal e.d.		zo lang als nodig is voor doel		-
Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Computersystemen		6 maanden		Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
E-mail / Internet-monitoring		6 maanden		Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Gegevens mbt tijdsregistratie	52 weken vanaf de dag van registratie			Arbeidstijdenbesluit
Gegevens mbt toegangscontrole		6 maanden nadat recht op toegang is vervallen		Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Medische gegevens / Arbo gegevens*
Document / gegevens	Minimale bewaartermijn	Maximale bewaartermijn	Ingangsdatum bewaartermijn	Vastgelegd in
Algemeen	10 jaar, maar werknemer kan om vernietiging vragen			art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst
Patiëntendossier	15 jaar		vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit)	art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst
Kankerverwekkende stoffen en processen, incl gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, metingsgegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem	3 jaar		na blootstelling	Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Benzeen en gechloreerde koolwaterstoffen	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Asbest, register van blootstelling	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Zandsteen	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Lood en loodwit	40 jaar		na blootstelling	art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia algemeen	10 jaar		na blootstelling	Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia indien infectueus	10 jaar	40 jaar	na blootstelling	Arbeidsomstandighedenbesluit
Radioactieve straling	30 jaar na beïndiging werkzaamheden	mag bewaard worden tot 75e levensjaar	na blootstelling	art. 7.16, 7.17, 7.26, 7.38 Besluit basisveiligheidsnormen stralingsbescherming (Bbs)

* Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. Bovenstaande bewaartermijnen gelden
alleen als de Arbodienst de gegevens bewaard. Medische gegevens die in het personeelsdossier zijn
opgenomen vallen onder de bewaartermijnen van personeelsdossiers.

Laatst bijgewerkt: 17-7-18