Briefindeling Engelse brief

Gebruik minstens 1 inch aan alle vier de zijden. 1 inch komt overeen met 2,54 centimeter

De naam van de afzender wordt in het briefhoofd niet vermeld, het adres wel. Het adres staat rechtsboven in de brief. De landnaam schrijf je in het Engels. Vermeld geen adres indien de adres gegevens al op het briefpapier van uw bedrijf staan.

Voorbeeld:
Dorpsstraat 25/A
9500 AA Maasstad
The Netherlands
E-mail: b_janssen@hetnet.nl

Zorg ervoor dat het mailadres niet verandert in een hyperlink (meestal blauw gekleurd met mogelijkheid tot klikken). Dit gebeurt indien het typen van het mailadres gevolgd wordt door een 'spatie' of 'enter'. Voorkom dit door met de muis of met de pijltjestoetsen de cursor te verplaatsen. Wanneer het mailadres onverhoopt toch in een link verandert, klik dan op ongedaan maken in het menu 'bewerken'.

Het is in een Engelse brief niet gebruikelijk om de plaatsnaam te noteren. De datum staat linksboven in de brief. De datum kan op verschillende manieren worden geschreven:
November 4, 2008 (meest gebruikelijke manier)
4th November 2008
November 4th, 2008
4 November 2008
De maanden schrijf je met een hoofdletter. De twee letters van het getal (4th, 22nd) worden niet vaak meer gebruikt. Als je ze gebruikt dan noteer je ze op de regel, niet zwevend achter het cijfer.

Wanneer je brief uit meer dan één pagina bestaat, noem je behalve het paginanummer ook telkens de geadresseerde en de datum.

Voorbeeld:
John Smit
November 4, 2008
Page 2

of

John Smit November 4, 2008 page 2

De postbedrijven geven richtlijnen om de verzending zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn dus de wensen van het postbedrijf en geen regels, maar om vertraging in de verzending te voorkomen is het beter om deze richtlijnen aan te houden. Voor adressering naar het buitenland geldt:
Zet in het Nederlandse adres twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.
De landnaam wordt geheel in hoofdletters geschreven, dit geldt alleen voor (retour)adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.
Landnamen worden niet automatisch gelezen als deze achter de plaatsnaam staan,dus het is beter om deze op een nieuwe regel te vermelden.

Hierin richt je je tot de geadresseerde.
De vrouwelijke aanspreektitel is 'Ms'. Dit is de meest gangbare, hierbij wordt in het midden gelaten of iemand gehuwd ('Mrs') of ongehuwd ('Miss') is. De mannelijke titel is 'Mr'. Een academische titel zoals 'Dr' vervangt de vrouwelijke en mannelijke aanspreektitel.
Achter de afkorting in de aanhef komt geen punt.

Dear Sir / Madam = Geachte heer/mevrouw
Dear Sirs = Mijne heren
Dear Mr = Geachte heer
Dear Mrs = Geachte mevrouw
Dear Miss = Geachte juffrouw
Dear Ms = Geachte mevrouw (indien niet bekend is of zij gehuwd is)

Indien de naam van de geadresseerde niet bekend is schrijf je: 'Dear Sir / Madam,'
Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam en voorafgegaan door 'Dear Mr', 'Dear Mrs', 'Dear Ms' of, als je het geslacht niet weet, door 'Dear Sir / Madam'.

Na de aanspreking volgt bij een Engelse brief geen komma.

Voorbeeld:
Dear Miss Miller

Na de aanhef volgt een witregel, daarna schrijf je de eerste alinea

De betreft regel noteer je in een Engelse brief pas na de aanhef. Er hoeft geen aanduiding zoals betreft/subject genoteerd te worden, wel kan je de woorden onderstrepen. Zet geen punt achter de zin.

Voorbeeld:
Graduation

De eerste alinea begin je met een hoofdletter. In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft.
Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik/I', het is wel geaccepteerd om in een Engelse brief met 'I' te beginnen, maar echt mooi is het niet.
Samengetrokken vormen zijn niet toegestaan, 'I'm' en 'They're' dien je uit te schrijven als 'I am' en 'They are'. Na elke alinea volgt een witregel voordat je de volgende alinea schrijft.

De afsluiting plaats je in een Engelse brief links. Ter afsluiting van de brief schrijf je een groet. Achter de groet zet je geen komma. Je voornaam schrijf je voluit en je gebruikt geen initialen. Vrouwen zetten Miss of Mrs voor hun naam, anders wordt aangenomen dat de afzender een man is. Onder je naam noteer je je functie of afdeling met een hoofdletter.

Indien bekend is aan wie je de brief schrijft:
Yours sincerely

(Handtekening)

Miss Janneke de Groot
Account Manager

Indien onbekend is aan wie je schrijft:
Yours faithfully

(Handtekening)

Mrs Sabine Klaassen
Secretariat

Indien je documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten geef je aan met 'Enclosure'.

Voorbeeld:
Encl. (1)
of
Enc. - Example