Clichés in zakenbrieven

Naar aanleiding van…..?
Hoe begin je een zakenbrief? Naar aanleiding van? In antwoord op? Als je hoopt op een antwoord, mag je toch gewoon afsluiten met Hopende u hiermede voldoende geínformeerd te hebben?

Clichés geven de lezer niet de indruk dat de schrijver extra moeite voor hem of haar heeft gedaan. Toch kun je met een paar tips al een stuk persoonlijker schrijven.

De spelregels vallen best mee
Gebruik liever geen clichés. Probeer juist persoonlijk te schrijven. Bijvoorbeeld:
Tijdens ons gesprek op 17 november 2009  toonde u belangstelling voor onze websiteservice.
Of:
In uw brief van 15 november 2009 geeft u aan dat u een klacht heeft over onze bezorgservice.
Of:
In De Telegraaf van 14 november 2009 las ik uw vacature waarin u een managementassistent vraagt.

Tips en adviezen
1)Maak allereerst goed gebruik van de referteregel, bijvoorbeeld:
Betreft: vrijblijvende offerte nieuwe website

2) Formuleer vervolgens af en toe een zin die weerspiegelt wat aan de orde kwam:
Tijdens ons prettige gesprek op 10 december 2009 gaf u aan dat u uw website wilt vernieuwen. U vertelde dat u heel tevreden bent over onze huidige dienstverlening en dat u de samenwerking wilt voortzetten. Natuurlijk doet  reclamebureau Hier-zijn-wij dan ook graag een passend voorstel.

3) Zorg ervoor dat ook de afsluitende alinea persoonlijk is, bijvoorbeeld:
Wanneer u meer informatie wenst of vragen hebt, kunt u contact opnemen met Anneke de Graaf, afdeling Sales & Promotion. Zij is telefonisch bereikbaar op (0123) 456 789. Mailen kan ook: adegraaf@mijnbedrijf.nl.

Wanneer u voor 1 december 2009 reserveert, kunnen wij u tijdens de kerstdagen een passende locatie aanbieden.

Stiekem toch?
Als je dan toch een keer begint met In verband met, schend je dan de regels? Ligt eraan. Voor stijlkwesties gelden sowieso geen wettelijke regels. Stel dat je nog na werktijd die ene bevestiging moet versturen, vooruit. Besef wel dat iedere uitgaande tekst een visitekaartje is voor de organisatie. Clichés staan vaak wat gemakzuchtig.

Kortom
Schrijf persoonlijk en bondig door zoveel mogelijk clichés te vermijden en zoveel mogelijk u en uw te schrijven. Splits lange zinnen in twee of drie delen en maak effectief gebruik van de referteregel. Uitgerekende de eerste en de laatste zin in een brief trekken de aandacht en vragen dus om een extra persoonlijke aanpak.<<