Menu

Briefindeling Amerikaanse brief

Mijnstraat 25/A
9500 AA Beek
The Netherlands
E-mail: b_janssen@hetnet.nl

Dr Ben L. White
Harvard University
1350 Massachusetts Avenue
Cambridge, MA 02138
USA

Letter format

Dear Dr. White:

With reference to your letter dated January 2, , I am sending you this format as an example of a formal letter, with enclosed a further explanation of the different parts of the letter.

A letter must be divided into paragraphs. There is an introductory paragraph, if necessary a second and third paragraph and a closing paragraph.

Write down the address of the addressee and the date at the head of the letter. Finish the letter with your name and your autograph.

For more information, I would like to refer you to the attachment. If you have any further questions, please do not hesitate to contact us.

Sincerely Yours,
Handtekening
Miss. Bianca Janssen
Secretariat

Enc: Explanation


Marges

Een Amerikaanse brief heeft een linkermarge van ongeveer 30 mm en een rechtermarge van ongeveer 30 mm.


Afzender

De naam van de afzender wordt in het briefhoofd niet vermeld, het adres wel. Het adres staat linksboven in de brief. Vermeld ook geen adres indien de adres gegevens al op het briefpapier van uw bedrijf staan.

Voorbeeld:

Dorpsstraat 25/A
9500 AA Maasstad
The Netherlands
E-mail: b_janssen@hetnet.nl


Zorg ervoor dat het mailadres niet verandert in een hyperlink (meestal blauw gekleurd met mogelijkheid tot klikken). Dit gebeurt indien het typen van het mailadres gevolgd wordt door een 'spatie' of 'enter'. Voorkom dit door met de muis of met de pijltjestoetsen de cursor te verplaatsen.


Plaats + dagtekening

Het is in een Amerikaanse brief niet gebruikelijk om de plaatsnaam te noteren. De datum staat linksboven in de brief. De datum kan op verschillende manieren worden geschreven:
November 4, 2008 (meest gebruikelijke manier)
4th November 2008
November 4th, 2008
4 November 2008

De maanden schrijf je met een hoofdletter. De twee letters van het getal (4th, 22nd) worden niet vaak meer gebruikt. Als je ze gebruikt dan noteer je ze op de regel, niet zwevend achter het cijfer.


Wanneer je brief uit meer dan één pagina bestaat, noem je behalve het paginanummer ook telkens de geadresseerde en de datum.


Voorbeeld:
John Smit
November 4, 2008
Page 2

of

John Smit November 4, 2008 page 2

Richtlijnen postbedrijven

De postbedrijven geven richtlijnen om de verzending zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn dus de wensen van het postbedrijf en geen regels, maar om vertraging in de verzending te voorkomen is het beter om deze richtlijnen aan te houden. Voor adressering naar het buitenland geldt:
Zet in het Nederlandse adres twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.

De landnaam wordt geheel in hoofdletters geschreven, dit geldt alleen voor (retour)adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.
Landnamen worden niet automatisch gelezen als deze achter de plaatsnaam staan,dus het is beter om deze op een nieuwe regel te vermelden.


Geadresseerde

Vermeld de geadresseerde (voor wie de brief bedoeld is) zowel op de enveloppe als op de brief. Onder de naam vermeld je eventueel de bedrijfsnaam.

Het huisnummer komt voor de straatnaam. Straatnamen worden niet afgekort. De woorden 'Street', 'Avenue', 'Lane', en 'Park' zijn nieuwe woorden die met een hoofdletter beginnen. Een postbus heet P.O. box.

De plaatsnaam wordt gevolgd door de postcode en het land.

Let op: Noteer de landnaam op de envelop in het Nederlands. In de brief schrijf je de landnaam in het Engels, behalve als je gebruik maakt van een vensterenvelop, dan moet je de landnaam in het Nederlands in de adressering schrijven.


Voorbeeld in de brief:
Harvard University
Attention: Dr Ben L. White
1350 Massachusetts Avenue
Cambridge, MA 02138
USA

Voorbeeld op de envelop:
Harvard University
Attention: Dr Ben L. White
1350 Massachusetts Avenue
Cambridge, MA 02138
VERENIGDE STATEN


Betreft

Er hoeft geen aanduiding zoals betreft/subject genoteerd te worden, wel kan je de woorden onderstrepen.


Voorbeeld:
Graduation


Aanspreking

Hierin richt je je tot de geadresseerde.
De vrouwelijke aanspreektitel is 'Ms'. Dit is de meest gangbare, hierbij wordt in het midden gelaten of iemand gehuwd ('Mrs') of ongehuwd ('Miss') is. De mannelijke titel is 'Mr'. Een academische titel zoals 'Dr' vervangt de vrouwelijke en mannelijke aanspreektitel.
Achter de afkorting in de aanhef komt in een Amerikaanse brief een punt.

Dear Sir/Madam = Geachte heer/mevrouw
Dear Sirs = Mijne heren
Gentleman = Mijne heren
Dear Mr. = Geachte heer
Dear Mrs. = Geachte mevrouw
Dear Miss. = Geachte juffrouw
Dear Ms. = Geachte mevrouw (indien niet bekend is of zij gehuwd is)


Indien de naam van de geadresseerde niet bekend is schrijf je: 'Dear Sir/Madam,'
Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam en voorafgegaan door 'Dear Mr.', 'Dear Mrs.', 'Dear Ms.' of, als je het geslacht niet weet, door 'Dear Sir/Madam'.


Na de aanspreking volgt bij een Amerikaanse brief een dubbele punt, daarnaast is het gebruikelijk om de eerste voornaam voluit te schrijven.

Voorbeeld:

Dear Miss. Jane Miller:

Na de aanhef volgt een witregel, daarna schrijf je de eerste alinea.


Eerste Alinea

In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft.
Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik/I', het is wel geaccepteerd om in een Amerikaanse brief met 'I' te beginnen, maar echt mooi is het niet.
Samengetrokken vormen zijn niet toegestaan, 'I'm' en 'They're' dien je uit te schrijven als 'I am' en 'They are'. Na elke alinea volgt een witregel voordat je de volgende alinea schrijft.


Tweede en volgende alinea's
Schrijf hier jouw brief verder uit.

Slotalinea

Hierin geef je nogmaals aan wat je van de geadresseerde verwacht. Als het om een verzoek of klacht gaat bedank je voor de moeite.


Voorbeeld:
I am looking forward to your reply.


Afsluiting

De afsluiting plaats je in een Amerikaanse brief links. Ter afsluiting van de brief schrijf je een groet. Achter de groet zet je geen komma. Je voornaam schrijf je voluit en je gebruikt geen initialen. Vrouwen zetten Miss/Mrs/Ms voor hun naam, anders wordt aangenomen dat de afzender een man is. Onder je naam noteer je je functie (met een hoofdletter) of afdeling.


Voorbeeld:
Sincerely yours

(Handtekening)

Miss. Janneke de Groot
Account manager


Bijlagen

Indien je documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten geef je aan met 'Enclosure'. Je hoeft de bijlagen niet expliciet te noemen, in dat geval geef je alleen aan dat er bijlagen zijn.


Voorbeeld:
Encl. (1)
of
Enc. - Example


19-8-19 Hoe was de indeling van een zakelijke brief ook al weer?! tuxx.nl/brieven/briefi…
14-8-19 Tips om een presentatie tot een goed einde te brengen. tuxx.nl/presentatie/ti…
09-8-19 Bij welke plaats hoort het netnummer 0118? Voor deze en alle andere netnummers > tuxx.nl/telefoneren/ne…