×
Menu

Projectplan


Projectplan
Kant en klaar Word formulier om direct aan de slag te gaan met het schrijven van een projectplan.


Organisatie: Opstellen BV Datum: Projectleider: Daan Atlas

Inhoud
  Verantwoordelijkheid 2
1. Aanleiding 2
1.1 Situatieschets en probleemstelling 2
1.2 Doelstelling van het project (SMART) 2
1.3 Verwachte projectresultaten 2
1.4 Uitgangspunten 2
1.5 Projectafbakening 3
1.6 Randvoorwaarden 3
1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven 3
2 Risicoanalyse 3
2.1 Business risico's 3
2.2 Projectrisico's 3
3 Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3
3.1 Interne opdrachtgever 3
3.2 Interne projectleider 4
3.3 Projectgroepleden 4
3.4 Projectfasering 4
3.5 Projectactiviteit 4
3.6 Communicatie 4
4 Projectbegroting 5
4.1 Projectbegroting 5
4.2 Kosten per activiteit 5
4.3 Overzicht van de totale projectbegroting 5
5 Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 6
5.1 Meerwaarden van het project 6
5.2 Leerpunten 6
5.3 Nadere of tussentijdse afspraken 6
5.4 Projectlogboek 6
6 Overzicht 7
6.1 Overzicht van de kosten van het project 7
6.2 Overzicht uren per maand 7
Verantwoordelijkheid

Projectleider:

Daan Atlas
   
Projectgroepleden: Simone Winsen    
  Cees Opzet    
  Piet plan    
 
Projectperiode: Aanvang:  
  Afronding:  


1. Aanleiding

1.1 Situatieschets en probleemstelling

Opstellen BV is een productiebedrijf met 55 werknemers. Op dit moment is er één directiesecretaresse, haar hoofdtaak is het ondersteunen van de directie. Door de sterke groei van de afgelopen jaren hebben managers meer taken gekregen en is er meer behoefte ontstaan om taken te delegeren. Vanuit het huidige secretariaat is er onvoldoende ruimte voor ondersteuning van de afdelingsmanagers.



1.2 Doelstelling van het project (SMART)

Doelstelling

Opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen ter ondersteuning van het managementteam.
Specifiek Het project richt zich op de werkzaamheden van het managementteam.
Meetbaar Door middel van een werkbelastingonderzoek moet blijken wat de hoeveelheid werk is wat managers moeten kunnen delegeren en om welke taken het zou gaan.
Acceptabel De betrokken managers, de directie, P en O functionaris en de directiesecretaresse worden voorafgaand aan de start van het project geïnformeerd en zij worden periodiek d.m.v. korte voortgangsverslagen op de hoogte gehouden, zodat draagvlak ontstaat voor het onderzoek.
Realistisch Door de belastbaarheid per managementfunctie vast te stellen ontstaat inzicht in de noodzaak om al dan niet het secretariaat uit te breiden.
Tijdgebonden Het project start en wordt afgerond per .



1.3 Verwachte projectresultaten

Inzicht in werkdrukbelasting van de managers en de te delegeren taken.
Werving van intern en extern secretarieel personeel
Voordelen resultaten: Werkdruk verlaging managers, doorgroeimogelijkheden intern personeel



1.4 Uitgangspunten

De hoeveelheid lijnwerkzaamheden van projectgroepleden wordt gereduceerd met 15 % gedurende de looptijd van het project.



1.5 Projectafbakening

Het project start op en richt zich nadrukkelijk op het opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen. Hiertoe wordt gedurende één maand het onderzoek ontwikkeld en daarna gedurende één maand binnen het management een onderzoek uitgevoerd naar de werkbelasting en de te delegeren taken. Uit dit onderzoek zal blijken uit hoeveel personen het secretariaat zal moet bestaan en over welke competenties sollicitanten moeten beschikken. Daarna zal er gedurende twee maanden werving en selectie van nieuw secretarieel personeel plaatsvinden. Deze personen worden gedurende twee maanden ingewerkt zodat per het secretariaat op volle kracht kan werken.



1.6 Randvoorwaarden

De leden van de projectgroep worden gedurende 26 weken maximaal 8 uur per week vrijgesteld om werkzaamheden in het kader van het project uit te voeren.
De projectgroep heeft een budget van 1000 euro om seminars bij te wonen en zich verder te oriënteren zodat ze optimaal in staat is de opdracht te verwezenlijken.



1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven

Op de werkvloer loopt gelijktijdig een project om de kennis van het vloerpersoneel up-to-date te houden. Er zal geen met dit project plaatsvinden.



2. Risicoanalyse

2.1 Business risico's

Indien het project niet slaagt of niet binnen de gestelde tijd wordt afgerond wordt de werkdruk voor de andere medewerkers die taken overnemen te zwaar en zal de productiviteit binnen het bedrijf te lijden hebben. Dit risico wordt geaccepteerd.



2.2 Projectrisico's

Lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden kunnen in het gedrang komen. Dit risico wordt vermeden door de lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden gedeeltelijk te delegeren naar andere medewerkers die niet aan het project deelnemen.
Indien managers geen juiste weergave kunnen geven van hun werkzaamheden en te delegeren taken kan dit een vertekend beeld opleveren in de onderzoeksresultaten en later in het projectresultaat: te veel / te weinig nieuwe medewerkers of verkeerde vaardigheden voor het gevraagde werk. Dit risico wordt bestreden door managers intensief onderzoek te laten doen naar de eigen werkzaamheden en dat van de andere managers.



3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden

3.1 Interne opdrachtgever
Naam: Kevin Lijn, uit name van het management team
Handtekening:



3.2 Interne projectleider
Naam: Daan Atlas
Handtekening:



3.3 Projectgroepleden



Rol/functie binnen de projectgroep:
Naam: Simone Winsen Werving en selectie nieuw personeel
Naam: Cees Opzet Communicatie naar betreffende personeelsleden en directie
Naam: Piet Plan Opzetten en leiden van het werkbelastingonderzoek onder de managers.



3.4 Projectfasering

Wat:

Wanneer:
Voorbereidingsfase
Ontwikkelfase
Voorbereiding implementatiefase
Start implementatiefase
Evaluatiefase



3.5 Projectactiviteit
Voorbereidingsfase
Wanneer:
Activiteit: Uitgevoerd door: Van Tot Verantw.
Fase 1:
Opstellen projectgroep Daan Daan
Fase 2:
Ontwikkelfase
Ontwikkelen onderzoek en
onderzoek afnemen
Piet Daan
Fase 3:
Voorbereiding implementatiefase
Onderzoeksresultaten uitwerken
en werving en selectie personeel
Piet en Kim Simone
Fase 4:
Start implementatiefase
Inwerken nieuw personeel Directie-secretaresse Simone
Fase 5:
Evaluatiefase
Evaluatie en verslaglegging
van het project
Daan Daan
Mogelijke interventies:
Los van de fase waarin het
project zich bevindt
Terugkoppeling opdrachtgever
en directie
Daan Daan



3.6 Communicatie

Actie:

Uitgevoerd door:

Datum:
Inlichten MT Daan
Tussentijdse evaluatie MT Daan
Inlichten OR Simone
Inlichten directie Simone



4 Projectbegroting

4.1 Projectbegroting

Het merendeel van de kosten bestaat uit personeelskosten. Er is geen subsidie voor het project dus alle kosten worden uit eigen middelen gefinancierd.



4.2 Kosten per activiteit

Activiteit 1

Omschrijving kosten:
 
Euro:
Ontwikkelen onderzoek en uitwerken
resultaten
Bijwonen seminars, inhuren externe deskundigen   2500
  Personeelskosten   2000
 
Totale kosten activiteit 1   Totaal euro: 4500
 
Activiteit 2 Omschrijving kosten:   Euro:
Werving en selectie personeel Adverteren, werven en selecteren   1250
  Personeelskosten   2000
 
Totale kosten activiteit 2   Totaal euro: 2250
 
Activiteit 3 Omschrijving kosten:   Euro:
Inwerken nieuw personeel Personeelskosten   2250
 
Totale kosten activiteit 3   Totaal euro: 2250
 
Totale kosten van het project   Euro: 10.000



4.3 Overzicht van de totale projectbegroting

Totale kosten van het project

Euro:

10.000
Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd: Euro: 10.000
Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd: Euro: 0



5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek

5.1 Meerwaarden van het project

Verlagen van de werkdrukbelasting afdelingsmanagers, waardoor er meer ruimte is voor specialistische expertise.
Doorgroeimogelijkheden voor personeel dat vanuit de werkvloer ene functie op kantoor wil vervullen.



5.2 Leerpunten

Bijwonen seminars is weinig succesvol
Inhuren externe specialisten is erg succesvol
Eerst intern personeel werven, dan pas de vacature extern plaatsen



5.3 Nadere of tussentijdse afspraken

Intern personeel heeft tijdens de sollicitatierondes voorrang op externe sollicitanten.
Bij afwezigheid van één van de projectgroepleden zal Daan waarnemen.



5.4 Projectlogboek

De projectgroep is opgesteld.
Piet heeft het onderzoek ontwikkeld in samenwerking met Enquête en Co BV.
Het onderzoek is afgenomen onder alle afdelingsmanagers.



6. Overzicht

6.1 Overzicht van de kosten van het project
Fase Verwachte startdatum Verwachte einddatum Totale kostenschatting
Voorbereidingsfase Euro: 500
Ontwikkelfase Euro: 4.000
Voorbereiding implementatiefase Euro: 2.750
Start implementatiefase Euro: 2.250
Evaluatiefase Euro: 500
    Totaal: Euro: 10.000



6.2 Overzicht uren per maand
Naam: Totaal
Daan 15 15 15 15 15 15 15 105
Simone 8 8 10 20 20 20 20 106
Piet 20 20 20 20 20 8 8 116
Cees 8 8 8 8 8 8 8   56

Hoe krijg je een Duitse "ß" getypt? Dit teken en vele andere tekens vind je in een handig overzicht op https://t.co/hNbzCEyApi