Menu

Vergaderlocatie plannen: 10 tips

  • Maak een overzicht van de wensen en verwachtingen van degene die opdracht geeft tot het plannen van de vergadering.
  • Ga na welke tafelopstelling het meest geschikt is voor de vergadering.
  • Houd rekening met een lunch of diner, afhankelijk van de duur en tijd van de vergadering.
  • Kies een locatie die aansluit bij het doel van de vergadering. Moet je een heisessie plannen? Boek dan geen locatie midden in de stad.
  • Houd rekening met het vervoer van de deelnemers. Kijk of de locatie goed bereikbaar is met de auto, openbaar vervoer of dicht bij een vliegveld ligt.
  • Ga na of de deelnemers willen overnachten. Zorg dat je in dat geval ook diner en/of ontbijt voor deze deelnemers reserveert.
  • Vergelijk per locatie ook de regels m.b.t. annuleringen en wijzigingen.
  • Kies een locatie die het meest centraal ligt voor alle deelnemers.
  • Reserveer ook de benodigde technische apparatuur zoals beamers, microfoons etc. en ga na of er technische assistentie wordt geboden bij de apparatuur.
  • Vraag om een schriftelijke bevestiging van de reservering met alle gemaakte afspraken.