×

Checklist personeelsdossier

Archivering per document

Ind.= Individueel dossier
PIS= Personeelsinformatiesysteem
Col= Collectief dossier (ordners)
Onder couvert= In gesloten envelop


  Bijzonderheden
archivering
Wordt
opgeborgen in
Verplicht /
altijd aanwezig
Personalia
Stamkaart   Ind. Ja
Kopie identiteitskaart   Ind. Ja
Melding bedrijfsvereniging   Ind. Ja
Sollicitatiegegevens   Ind. -
Functiebeschrijving /
competentieprofiel
  Ind. Ja
Bewijs van goed gedrag Onder couvert Ind. -
Rapport psychologisch
onderzoek
Onder couvert Ind. -

Arbeidsvoorwaarden
Akte van aanstelling /
arbeidsovereenkomst
  Ind. Ja
Afspraken wijziging
arbeidsovereenkomst
  Ind. Ja
Afspraken m.b.t. verlof   Ind. / PIS -

Financiële gegevens
Werknemersverklaring
loonbelasting
  PIS Ja
Bijzondere individuele
afspraken
  Ind. / PIS -
Toekenningen gratificaties   Ind. / PIS -
Eventuele verzoeken
loonbeslag
Onder couvert; direct na
opheffing beslag
verwijderen
Ind. / PIS -
Deelname levensloopregeling   Ind. / PIS -
Arbeidsvoorwaarden bv.
leaseauto
  Ind. / PIS -

Verzuim / pensioen
Correspondentie Arbodienst   Col -
SMT- (sociaal medisch team)
verslagen per medewerker
Onder couvert; geen
verwijderingdatum
Col -
Ziektegegevens Onder couvert; geen
verwijderingdatum
Ind. / Col -
Aanstellingskeuring Alleen speciale
aanstellingskeuringen,
bijzondere functies/taken
Ind. / Col -
Pensioenfonds   PIS -
Afspraken bijzondere uitkering   PIS -

Studie
Opleidingsplan   Ind. -
Kopieën van diploma’s en
certificaten
  Ind. -
Studieafspraken   Ind. -

Beoordeling
Beoordeling einde proeftijd   Ind. -
Beoordelingsformulier   Ind. -

Correspondentie werkgever - werknemer
Concurrentiebeding   Ind. -
Geheimhoudingsverklaring   Ind. Ja
Verklaring ontvangst
huisreglement
  Ind. Ja
Disciplinaire
waarschuwingsbrieven (indien
van toepassing)
  Ind. Ja


Wat moet een personeelsdossier niet bevatten

Documenten / gegevens Waar ze wel thuishoren
Medische gegevensBedrijfsarts, medische dienst
Verslagen functioneringsgesprekkenOrdner bij direct leidinggevende
Cijfermatige gegevens over ziekteverzuim en
zwangerschap.
Ziekteverzuimregistratiesysteem
Gevoelige gegevens omtrent sociale
omstandigheden zoals contacten met justitie,
voor zover deze niet van belang zijn voor het
functioneren en de arbeidsrelatie.
Deze gegevens horen niet thuis in een
personeelsdossier.
Godsdienst en levensovertuiging
(tenzij de organisatie gebaseerd is op die
godsdienst of levensovertuiging).
Deze gegevens horen niet thuis in een
personeelsdossier.
Politieke gezindheid
(tenzij de organisatie gebaseerd is op die
politieke gezindheid)
Deze gegevens horen niet thuis in een
personeelsdossier.
Ras en seksuele geaardheidDeze gegevens horen niet thuis in een
personeelsdossier.
Vakbondslidmaatschap
(tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie
tussen de werknemer en de vakbond,
bijvoorbeeld omdat de werkgever de
vakbondscontributie betaalt);
Deze gegevens horen niet thuis in een
personeelsdossier.


Archivering per dossier

    Individueel personeelsdossier
  • Stamkaart
  • Arbeidsovereenkomst, arbeidvoorwaarden
  • Beoordelingsgesprekken
  • Financiële gegevens
  • Privacygevoelige informatie
    Salarisdossier
  • Gegevens m.b.t. salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc.
  • Werknemersverklaring, loonbelasting
  • Loonbeslagen
  • Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
  • Bedrijfsleningen
  • Pensioengegevens
  • Verzekeringen
  • Kopieën salarisstroken, jaaropgaven
    Collectief personeelsdossier
  • Ziek- en herstelmeldingen
  • Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf.
    Behalve wanneer het privacygevoelige informatie ( hoort in ind. dossier) of medische gegevens
    (hoort bij bedrijfsarts, medische dienst) betreft.
  • Kopie stamkaarten
  • Vakantiekaarten per medewerker

20 voorbeelden van sollicitatiebrieven: https://t.co/j8eWUFApyx