Protocol e-mail en internetgebruik

Voorbeeld gedragscode internet, netwerk- en e-mailgebruik

Preambule

Internet&Co biedt aan zijn medewerkers de faciliteiten van het gebruik van internet, computernetwerk en e-mail. Daarbij gaat Internet&Co ervan uit dat de medewerkers de ICT-faciliteiten gebruiken ten behoeve van hun werk. Tevens gaat Internet&Co ervan uit dat bij medewerkers de intentie bestaat om de ICT-faciliteiten zodanig te gebruiken dat er geen schade aangericht wordt aan het computernetwerk en dat medewerkers de intentie hebben om de ICT voorzieningen zodanig te gebruiken dat de organisatie niet in diskrediet zal worden gebracht. De hierboven geformuleerde uitgangspunten zijn de basis voor de gedragscode.

Artikel 1. Definities, doel en werking

• Regeling voor het gebruik van het computernetwerk, internet en e-mail voor medewerk(st)ers van Internet&Co.
• Het protocol is opgesteld conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
• Doel van het protocol: Het protocol bevat regels en afspraken over het computergebruik door medewerkers en gasten, die in het netwerk van Internet&Co zijn ingelogd. Tevens heeft het betrekking op de omgang met ICT-voorzieningen, welke Internet&Co faciliteert en de manier waarop Internet&Co omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data inzake het gebruik van hardware, software, e-mail en internet. Doelstelling hiervan is een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming van de privacy van gebruikers op de werkplek.
• Het protocol geldt voor alle in artikel 1.3 genoemde gebruikers die gebruik maken van het netwerk van Internet&Co en voor medewerkers die vanaf een andere locatie gebruik maken van het netwerk van Internet&Co.
• Het protocol omvat e-mail-, netwerk- en internetgebruik. Hieronder wordt ieder gebruik van de door Internet&Co geboden ICT-faciliteiten verstaan.

Artikel 2. Algemene uitgangspunten

• Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol is afgesproken.
• Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
• Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt.
Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van de gebruikers op de werkplek.
• Indien dit uit een oogpunt van noodzakelijk te verrichten werkzaamheden onvermijdelijk is, is het aan het beheer van het netwerk toegestaan om persoonlijke data van gebruikers tijdelijk ontoegankelijk te maken. Anders dan in acute noodsituaties, worden gebruikers tijdig op de hoogte gebracht van deze tijdelijke ontoegankelijkheid.

Artikel 3. E-mailgebruik

• Werknemers zijn gerechtigd het e-mailsysteem voor niet-zakelijk verkeer kortstondig te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden of voor anderen en het de goede werking van het netwerk niet verstoort.
• Het recht van de werknemer om persoonlijke e-mailberichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden:
- Het bericht bevat een herleidbare afzender.
- Het bericht bevat een disclaimer.
- Het bericht bevat geen dreigend, seksueel intimiderend, racistisch, discriminerend,   beledigend of aanstootgevend materiaal.
- Het bericht is niet in strijd met de fatsoensnormen en schaadt het aanzien van de organisatie   niet.

• De werkgever zal niet de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke e-mailberichten lezen. Gegevens omtrent het aantal e-mails, e-mailadressen en andere data hieromtrent worden wel geregistreerd, voor zover dit vereist is i.v.m. wettelijke of contractuele verplichtingen (Telecommunicatiewet). Op incidentele basis kunnen vanwege een zwaarwichtige reden controles plaats vinden. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad.

Artikel 4. Internetgebruik

• Werknemers zijn gerechtigd het internet kortstondig voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden voor anderen en het de goede werking van het netwerk niet verstoort.
• Het is niet toegestaan sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Tevens is het niet toegestaan om pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te downloaden of te verspreiden.
• De werkgever zal geen persoonsgegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites, registeren en/of controleren. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen plaats vinden. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad.

Artikel 5. Rechten werknemers

• Inzagerecht: Werknemers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen 20 werkdagen ingewilligd.
• Kopierecht: Werknemers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen 20 werkdagen.
• Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de registreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 20 werkdagen beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie terstond uitgevoerd.
• Verwijderingsrecht: Werknemers hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen 20 werkdagen beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats.

Artikel 6. Sancties

• Bij handelen in strijd met deze regeling, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van het netwerk, internet en e-mail, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen.
• Voor medewerkers betreft dit disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, overplaatsing, schorsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
• Voor gasten zijn maatregelen denkbaar als tijdelijke of permanente ontzegging van de toegang tot het netwerk of internet.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

• Dit protocol is op 1 januari vastgesteld door de voorzitter van de centrale directie van Internet&Co na fiattering door de OR en treedt in werking met ingang van 1 januari .
• Dit reglement wordt aangehaald als "Protocol e-mail, netwerk- en internetgebruik".

Artikel 8. Slotbepaling

• Dit protocol is een overeenkomst als bedoeld in artikel 32 lid 2 van de wet op de ondernemingsraden en zal door de ondernemer aan de bedrijfscommissie worden toegezonden.
• Dit protocol laat elke uit wet, cao of andere geldende regeling voortvloeiende bevoegdheid of voorziening voor de ondernemingsraad onaangetast.
• Bestuurder en ondernemingsraad kunnen dit protocol in onderling overleg wijzigen of aanpassen. Aanpassingen of wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd, ondertekend en aan de bedrijfscommissie toegezonden.