Briefindeling Duitse brief

Home » Taal » Briefindeling » Duits

Maasstad Nederland BV
Postbus 10000
9501 AA Amsterstad
Niederlande
E-mail: b.janssen@bedrijfx.nl

Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25

47533 Kleve
DEUTSCHLAND

Ihr Zeichen	Ihre Nachricht vom	Unser Zeichen	Amsterstad
BJ		SL/KB

Verfassen eines Briefes

Sehr geehrter Herr Jörg,

anlässlich Ihres Schreibens vom 1. Januar dieses Jahres schicken wir Ihnen dieses Beispiel für das Verfassen eines Briefes.

Sie fangen mit Ihrer Adresse und mit der Adresse des Empfängers an. Danach folgen das Datum und die Anrede. Ein Brief soll bestehen aus einigen Absätzen. Man fängt mit einem einleitenden Absatz an, möglicherweise folgen dann ein zweiter und manchmal auch ein dritter Absatz. Der letzte Absatz sollte aus einem Abschiedssatz bestehen. Sie beenden den Brief mit Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift.

Anbei ein Beispiel von einem Brief mit einer Erklärung für die unterschiedlichen Absätze. Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Handtekening
Bianca Janssen
Secretariat

Anlage: Erklärung

Marges

Voor een Duitse brief gelden de volgende marges: een linkermarge van 2,41 cm en een rechtermarge van 2 cm.

Afzender

Vermeld rechtsboven in de brief jouw naam of de naam van het bedrijf. Vermeld geen adres indien de naam en adres gegevens al op het briefpapier van het bedrijf staan. Onder de postcode vermeld je de landnaam in het Duits.

Voorbeeld:
Maasstad Nederland BV
Postbus 10000
9501 AA Amsterstad
Niederlande
Telefoon: (0031) 020-1234567
E-mail: info@bedrijfx.nl

Zorg ervoor dat het mailadres niet verandert in een hyperlink (meestal blauw gekleurd met mogelijkheid tot klikken). Dit gebeurt indien het typen van het mailadres gevolgd wordt door een 'spatie' of 'enter'. Voorkom dit door met de muis of met de pijltjestoetsen de cursor te verplaatsen. Wanneer het mailadres onverhoopt toch in een link verandert, klik dan op ongedaan maken in het menu 'bewerken'.

Richtlijnen postbedrijven

De postbedrijven geven richtlijnen om de verzending zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn dus de wensen van het postbedrijf en geen regels, maar om vertraging in de verzending te voorkomen is het beter om deze richtlijnen aan te houden. Voor adressering naar het buitenland geldt:
Zet in het Nederlandse adres twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.
De landnaam wordt geheel in hoofdletters geschreven, dit geldt alleen voor (retour)adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.
Landnamen worden niet automatisch gelezen als deze achter de plaatsnaam staan, dus het is beter om deze op een nieuwe regel te vermelden.

Geadresseerde

Vermeld de geadresseerde (voor wie de brief bedoeld is) zowel op de enveloppe als op de brief. Vermeld ook de afdeling en/of de naam van degene aan wie je de brief schrijft.
Onder de bedrijfsnaam schrijf je voluit de naam van de persoon aan wie de brief gericht is, gebruik dus geen initialen. Voorafgaand aan de naam schrijf je 'z. H. Herrn' of 'z. H. Frau'. De afkorting 'z. H.' is van 'zu Händen', dit staat voor 'ter attentie van'.
Na de straatnaam volgt vaak een witregel, maar dit is geen verplichting meer. De Duitse postbedrijven verzoeken zelfs geen witregel te gebruiken i.v.m. het automatisch lezen van adressen. Voorheen werd een landaanduiding voor de postcode gezet, bijvoorbeeld D-47533, maar dit hoeft niet meer. Een postbusheet Postfach.

Let op: Noteer de landnaam op de envelop in het Nederlands. In de brief schrijf je de landnaam in het Duits, behalve als je gebruik maakt van een vensterenvelop, dan moet je de landnaam in het Nederlands in de adressering schrijven.

Voorbeeld in de brief:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25

47533 Kleve
DEUTSCHLAND

Voorbeeld op de envelop:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25

47533 Kleve
DUITSLAND

Bezugszeile

In een zakelijke Duitse brief is het gebruikelijk om in plaats van een plaats en dagtekening een 'Bezugszeile' te schrijven. Een Bezugszeile is een regel met Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen en de plaatsnaam met daaronder de datum.
Onder Ihr Zeichen noteer je de initialen van degene aan wie je schrijft. Indien jouw brief een antwoord is op een brief van de geadresseerde vermeld je onder ihre Nachricht vom de datum van de brief waarop je antwoordt. Onder Unser Zeichen zet je jouw initialen gevolgd door de initialen van degene die de verantwoordelijkheid draagt voor de inhoud van de brief, dus jouw leidinggevende.

Voorbeeld:

Ihr Zeichen	Ihre Nachricht vom	Unser Zeichen	Amsterstad
BJ	2008.10.15	SL/KB	2008.11.10

Minder zakelijk, maar ook geaccepteerd is een plaats en dagtekening zoals wij die kennen, maar dan wel aan de rechterkant van de brief. Vermeld de plaats waarvandaan u de brief schrijft, gevolgd door een komma en de datum. De maandnamen schrijf je met een hoofdletter en je zet een punt achter de dag.

Voorbeeld:
Amsterstad, den 9. Januar 2008

Ook een numerieke schrijfwijze mag, maar noteer dan wel altijd in jaar-maand-dagvolgorde. Gebruik dubbele cijfers en zet een punt tussen jaar, maand en dag.

Voorbeeld:

2008.11.15
of
08.11.15

Betreft

Vroeger zette men 'Betreff' voor het onderwerp, maar dit is verouderd. Tegenwoordig schrijf je alleen het onderwerp, gebruik geen punt aan het eind van de zin. Om het onderwerp van de brief op te laten vallen mag je het onderwerp onderstrepen of vet typen.

Voorbeeld:
Angebot

Aanspreking

Hierin richt je je tot de geadresseerde.
Indien de naam van de geadresseerde niet bekend is schrijf je: 'Sehr geehrte Damen und Herren,'.
Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam en voorafgegaan door 'Sehr geehrter Herr' of 'Sehr geehrte Frau'.
Eindig de aanspreking altijd met een komma.

Voorbeeld:
Sehr geehrter Herr Jörg,

Eerste Alinea

Deze alinea begin je met een kleine letter. In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft. Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik', dit kan onbeleefd overkomen
Voor jongstleden (jl.) gebruik je de afkorting d. J. (dieses Jahres) of v. J. (vorigen Jahres).

Voorbeeld:
auf Ihr Schreiben vom 23. Mai d. J.

De beleefdheidsvorm 'Sie' en de daarvan afgeleide vormen ('Ihre') schrijf je met een hoofdletter. Andere aanspreek-vormen mogen tegenwoordig met een kleine letter geschreven worden.

Tweede en volgende alinea's

Schrijf hier uw brief verder uit.

Slotalinea

Hierin geef je nogmaals aan wat je van de geadresseerde verwacht.

Voorbeeld:
Wir sehen hoffentlich bald Ihrer Antwort entgegen.
of
Wir hoffen auf eine baldige Antwort.

Afsluiting

Ter afsluiting van de brief schrijf je een groet, achter de groet zet je geen komma. Na de groet volgt de bedrijfsnaam, gevolgd door jouw handtekening met eventueel daarvoor i.A. (im Auftrag) als je de brief in opdracht van het bedrijf schrijft. Schrijf je eigen naam voluit en eronder jouw functie of afdeling.

Voorbeeld:
Mit freundlichem Gruß

i.A. (Handtekening)

Janneke de Groot
Sekretariat

of

Mit freundlichen Grüßen

(Handtekening)

Sabine Klaassen
Account Manager

Soms wordt een brief afgesloten met 'Hochachtungsvoll', maar dit wordt vaak te officieel bevonden.

Bijlagen

Indien u documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten noemt men 'Anlagen'. Uit de vermelding in de brief moet de ontvanger kunnen opmaken om welke documenten en/of om hoeveel documenten het gaat.

Voorbeeld:
Anlage: Erklärung
of
Anlage: 1